こんにちは、オロポンです。
私がAIにパワポを作らせるとき、いきなりパワポを作らせず、HTMLで下書きしてから最後にパワポにしています。
私の体感では、直接パワポを作らせると修正が多いときに1回5分以上かかっていたのが、HTMLなら1分ほどで返ってきます。
この記事では、仕事で実際にしている流れと、待ち時間が短く感じる理由、注意点をまとめます。
- Copilot ChatでHTMLを作ってからパワポにする、4つのステップ
- HTMLにすると待ち時間が短く感じる理由(私の推測)
- 変換するときの注意点と、仕事で使うときの注意
AIに直接パワポを作らせて困ったのは「待ち時間」だった
私が普段使っているのは、会社アカウントで使える Microsoft 365 Copilot Chatです。
ちなみに、PowerPointの中のCopilotではなく、Copilotのチャットでパワポを作っています。
仕事で説明資料を作るとき、最初はCopilotに必要な情報を入れた上で、いきなりパワポを作らせていました。
そこで困ったのは、出来上がりを待つ時間です。
AIに資料作成させる際に、1回で思いどおりの資料になるとは限りません。
皆さんも「このスライドの順番を入れ替えて」「この説明を足して」と頼むことありませんか?
修正の量が多いと、個人的な体感で修正1回あたり5分以上かかっている気がしました。
1回の待ち時間は数分でも、直すたびに積み重なります。
そこで、中身が固まるまではパワポを作らせず、HTMLで下書きするようにしました。
HTMLはWebページを書くための言語で、ブラウザで開くとスライドのように表示することもできます。
CopilotでHTMLを作ってからパワポにする、私の4ステップ
流れは次の4つで、すべて同じチャットの中で進めます。
- 最終的にパワポにすると伝えて、全ページを1枚ずつ区切ったHTMLを出させる
- HTMLをブラウザで開いて、中身と構成を詰める
- 会社フォーマットのパワポファイルを添付して、変換させる
- 最後に細かい文言を直す
HTMLを自分で書く必要はありません。
書くのはAIで、私がするのは中身の確認と、直してほしい点を伝えることです。
① 最終的にパワポにすると伝えて、内容を1枚ずつ区切ったスライド形式でHTMLを出させる
最初の頼み方で気をつけているのは、2つです。
1つは、「最終的にパワポにする」と伝えることです。
もう1つは、パワポのようにスライド1枚ずつに内容を区切ってもらうことです。
たとえば、次のように頼みます。
題材は、この記事のために作った架空のものです。
最終的にPowerPointのスライドにする前提で、まずHTMLで下書きを作ってください。
その際、内容を1枚分ずつスライドで区切ってください。
題材:チームの勉強会「はじめてのGit」の案内
1ページ目:表紙(タイトル、日時、対象者)
2ページ目:この勉強会でできるようになること
3ページ目:当日の流れ
4ページ目:事前に準備してほしいもの
5ページ目:問い合わせ先
② HTMLをブラウザで開いて、中身と構成を詰める
私の環境では、Copilotが作ったHTMLはOneDriveに保存されて、チャットにリンクが出ます。
そのリンクをブラウザで開いて、資料の構成や各スライドの中身を確認。
直したいところがあれば、CopilotにHTMLのまま修正指示を出すという流れです。
この段階でどこまで詰めるかで、パワポにしたあとの手直しの量が変わると思います!
③ 会社のパワポのファイルを添付して、パワポにさせる
中身が固まったら、同じチャットの続きで「このHTMLをパワポにして」と頼みます。
HTMLをあらためて渡す必要は、基本的にありません。
このとき、会社のパワポのファイルを添付します。
そのうえで、ファイルのマスタ(スライドの共通デザインのひな形)に従って作るように頼んでいます。
頼み方の例です(題材は①と同じ架空のものです)。
このHTMLを、添付したPowerPointファイルのスライドマスタに従って、PowerPointにしてください。
HTMLの1ページを、スライド1枚にしてください。
たまに、Copilot ChatからHTMLを「読み取れない」と言われることがあります。
そのときは、Copilot Chatが出したHTMLのリンクをコピーして、チャットに貼ります。
そのうえでもう一度同じように頼めば、問題なくパワポにしてくれるはずです!
④ 最後に細かい文言を直す
パワポになったら、細かい文言を自分で直します。
HTMLの段階で中身を詰めておけば、ここは仕上げ程度で済んでいます。
AIへの頼み方の基本は、別の記事にまとめています。
HTMLにすると待ち時間が短く感じる理由(推測)
1回の生成時間が、なぜHTMLのほうが短いのかは正直分かりません。
軽く調べた感じだと、HTMLは文字の量に合わせて、ブラウザが配置を自動で計算。
文字で書かれているので、一部の文言や順番だけを書き換えるのも簡単。
パワポのファイルは、図形の位置や大きさを数値で持っている。
そのため、作るときに文字が入りきるかまで考える必要があるのかもしれない。
(Copilotがパワポ作成する時の内部処理は不明。)
変換時の注意点
以下は、パワポに変換するときの簡単な注意点です。
- 文字のはみ出し:1ページに文字を詰め込むと、枠からはみ出しやすくなる
- フォントや凝ったデザイン:HTMLで見ていたフォントやデザインが、そのまま再現されないことがある
(マスタに従って作成させる場合は、大きな問題ではない) - アニメーション:HTMLでのページ検索機能や動きは、パワポにすると失われることがある
補足:パワポにしない選択と、別の変換方法
自分で画面を映して説明するだけなら、HTMLのままでもOK
パワポにする方法も、AIに頼む以外にもあります。
以下の2つの変換方法は、普段私は使っていませんが、 こういう方法もある、という紹介になります。
- 画像として貼る方法:HTMLのページを画像にして、スライドに貼ります。見た目は崩れにくいですが、パワポ上で文字を直せません
- 変換用のプログラムを使う方法:HTMLの文字や図形の位置を読み取って、パワポの図形に置き換えるプログラムがあります。編集はできますが、凝ったデザインは再現できないことがあります
仕事で使うときの注意
仕事の資料をAIで作るときは、一般的に次の3つに注意が必要です。
- 会社のAIのルールに従う:使うのは、会社で認められたAIです。どの情報を入力してよいかも、社内のルールで確認しておくと安心
- 機密は入れない:仕事に必要のない機密情報や個人情報は、入力しないのが基本
- 最後は人が確認する:AIが作った文章や内容には、間違いが混ざることがある
まとめ:中身はHTMLで固めて、パワポにするのは最後の1回
AIでパワポを作るときの、私の流れをまとめます。
- 最終的にパワポにすると伝えて、内容を1枚ずつ区切ったスライド形式で出力
- HTMLをブラウザで開いて、中身と構成を詰める
- 会社のパワポのファイルを添付して、パワポに変換
- 最後に細かい文言や配置を直す
直接パワポを作らせると修正のたびに待たされていたのが、HTMLにしてから待ち時間が短く感じるようになりました。
AIでパワポ作成する際に処理時間が長いと感じている人は、会社のAIのルールを確認したうえで、是非試してみてください!
ご参考までに、以上!
実務で使っているAIツールの話は、こちらの記事にも書いています。
※アイキャッチはAIで作ったイメージ画像です。
